E-facturatie via Peppol: wat zelfstandige hulpverleners moeten weten vanaf 1 januari 2026

Sinds 1 januari 2026 is het voor B2B facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen verplicht om e-facturatie via Peppol te gebruiken. Dit volgt uit het Koninklijk Besluit van 8 juli 2025, dat de spelregels hiervoor definitief vastlegt.

Toch blijft dit bij veel zelfstandige psychologen, psychotherapeuten en andere hulpverleners vragen oproepen. Wat betekent dit concreet voor jouw praktijk? In deze blog krijg je concrete antwoorden.

1. Als een factuur via Peppol in mijn boekhouding terecht komt, ga ik dan automatisch akkoord met betaling?

Nee.
Als een e-factuur via Peppol in je boekhoudsoftware terechtkomt, wil dat niet zeggen dat je automatisch akkoord bent gegaan met de betaling.

Je behoudt altijd het recht om een factuur te controleren en – indien nodig – te betwisten, ook nadat deze (voorlopig) geboekt is. Peppol is enkel het netwerk waarlangs de factuur wordt verzonden en ontvangen, het staat los van je interne goedkeurings- en betaalproces.

Wil je een factuur betwisten? Doe dat nog steeds via de vaste kanalen die je gebruikt (schriftelijk met duidelijke redenen, bijvoorbeeld per e-mail of aangetekende brief), en zorg dat je timing klopt met je procedures.

2. Betaling via Peppol: gebeurt dat ook automatisch?

Nee.
Peppol regelt alleen het verzenden en ontvangen van de factuur in gestructureerde elektronische vorm. Hoe en wanneer je betaalt, blijft zoals in je overeenkomst of algemene voorwaarden afgesproken (bv. overschrijving, betaallink/QR-code, binnen de afgesproken termijn).

De wettelijke of contractueel afgesproken betaaltermijn blijft gelden.

3. Kan ik betalingsherinneringen versturen via Peppol?

Nee.
Peppol biedt op dit moment geen mogelijkheid om automatisch herinneringen of aanmaningen te verzenden.

Wil je een herinnering sturen? Dat kan altijd via e-mail of via je boekhoud- of facturatiesoftware.

Tip: verwijs steeds duidelijk naar de originele Peppol-factuur en de afgesproken betaaltermijn.

4. Wat als ik na 1/1/2026 nog een papieren of PDF-factuur ontvang?

Sinds 1 januari 2026 voldoet een papieren of PDF-factuur niet langer aan de Peppol-vereisten voor B2B facturen tussen btw-plichtige ondernemingen in België.

Ontvang je toch zo’n factuur? Dan kan je:

• de factuur terugsturen met een gemotiveerde weigering, met vermelding dat deze niet via het Peppol-netwerk werd verstuurd.
• als je ook de inhoud betwist, geef dit meteen duidelijk mee in die weigering.

Zo bescherm je jezelf én hou je je administratie correct.

5. Moet ik mijn algemene voorwaarden aanpassen?

Ja, als je B2B werkt.

Zorg dat je algemene verkoopvoorwaarden en facturatieclausules aangepast zijn zodat e-facturatie via Peppol daar contractueel in staat. Het helpt om hierin ook aandacht te hebben voor de verantwoordelijkheid voor interne controles, want Peppol vermindert risico’s, maar sluit fouten of fraude niet helemaal uit.

Tip: onze Konnektit partner Mr. Thijs Hebben kan jou hierbij helpen.

6. En mijn buitenlandse leverancier die nog niet met Peppol werkt?

De verplichting geldt alleen voor B2B facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen.
Tot 1 juli 2030 mag je nog gewoon een ‘gewone’ factuur ontvangen van een buitenlandse leverancier, als die nog geen Peppol-netwerk gebruikt.

7. Ik werk alleen met particulieren, moet ik dan via Peppol werken?

Voor jou als zelfstandige hulpverlener met enkel B2C-cliënten:

• Nee, je hoeft geen facturen via Peppol te versturen, dat is inderdaad enkel verplicht voor facturen aan btw-plichtige ondernemingen.
• Ja, je moet je wél registreren op Peppol zodat je e-facturen van je leveranciers kunt ontvangen.

Let op: er geldt een uitzondering voor ondernemingen die uitsluitend handelingen verrichten die zijn vrijgesteld onder artikel 44 van het Btw-Wetboek. In dat geval is er geen verplichting om gestructureerde e-facturen te kunnen ontvangen.

Samengevat voor jouw praktijk:

✔️ Peppol is verplicht voor B2B e-facturen vanaf 1/1/2026
✔️ Ontvangen ≠ akkoord → je behoudt je controle
✔️ Betalen gebeurt niet via Peppol
✔️ Herinneringen worden niet via Peppol verstuurd
✔️ Papieren/PDF facturen voldoen niet meer
✔️ Voorwaarden aanpassen helpt je juridisch
✔️ Buitenlandse facturen blijven nog tot 2030 toegestaan
✔️ B2C-praktijken registreren zich wél om te kunnen ontvangen

Wil je nog meer weten over Peppol, download dan ons gratis e-book via deze link