6 tips om gebruik te maken van no show fee

01 maart 2024

Als zelfstandig hulpverlener heb je het ongetwijfeld al meegemaakt; een cliënt maakt een afspraak maar komt vervolgens niet opdagen zonder verwittiging of enkele minuten alvorens de afspraak zou doorgaan, wordt er afgebeld. Sommigen rekenen in dat geval een “no show fee” of verzuimvergoeding aan. Maar kan dit?

Het antwoord is simpel: ja, dit kan als het deel uitmaakt van de overeenkomst tussen jou en je cliënt.

Uiteraard kan het enkel als de cliënt echt ‘in fout’ is. Een no show fee kan niet gevraagd worden in situaties van overmacht zoals ziekte of ongeval.

Laat ons eerst even ingaan op die overmacht.

Wanneer spreken we van overmacht?

Er is overmacht wanneer de omstandigheid de nakoming van de afspraak volstrekt onmogelijk heeft gemaakt en de cliënt terzake geen enkele fout treft.

Of zoals we het in de juridische literatuur terugvinden:

“Volgens de traditionele overmachtsleer kan dus alleen een omstandigheid als overmacht, toeval of vreemde oorzaak weerhouden worden, wanneer deze omstandigheid een onoverkomelijk beletsel vormt voor de nakoming van de verbintenis. Maakt derhalve geen overmacht uit, de omstandigheid die de uitvoering van het contract niet onmogelijk maakt, maar slechts moeilijker of kostelijker (…) (KRUITHOF, R., BOCKEN, H., DE LY, F., DE TEMMERMAN, B., “Verbintenissenrecht 1981-1992”, T.P.R., 1994-1 516-519)

“Voor overmacht volstaat het overigens niet dat de nakoming van de verbintenis volstrekt of menselijkerwijs onmogelijk is geworden. Tevens is vereist dat de onoverkomelijke hinderpaal niet te wijten is aan of niet gepaard mag gaan met een fout in hoofde van de cliënt, fout zonder dewelke de uitvoering van de afspraak toch had kunnen plaatsvinden. Hierop steunen de regels dat de vreemde oorzaak onvoorzienbaar en onvermijdbaar moet zijn geweest en dat de cliënt zich niet kan beroepen op een hinderpaal die aan zijn eigen nalatigheid of onvoorzichtigheid te wijten is. Ook deze bewijslast rust op de debiteur (…)” (KRUITHOF, R., BOCKEN, H., DE LY, F., DE TEMMERMAN, B., “Verbintenissenrecht 1981-1992”, T.P.R., 1994-1, 524-529)

Overmacht in het kader van een afspraak afzeggen zou bijvoorbeeld een plotse comateuze toestand kunnen zijn, een spoedoperatie, …

Overmacht is een grijs en rekbaar begrip waarbij het door een externe oorzaak waarop men geen enkele invloed heeft gehad of kan hebben, volstrekt onmogelijk is geworden om zijn of haar verbintenis na te komen. Stel dat ik bijvoorbeeld wordt gearresteerd 10 minuten voor mijn afspraak. Dit is geen overmacht vermits ik daar wel degelijk invloed op heb gehad: als ik illegale dingen doe waarvoor ik gearresteerd kan worden, dan is dit geen vreemde oorzaak vermits mijn gedrag aan de basis van mijn arrestatie ligt.

Er kan niet alleen sprake zijn van overmacht waarmee we rekening dienen te houden. Ook zijn er enkele regels die we dienen te respecteren om de no show fee wettelijk afdwingbaar te maken.

Enkele regels m.b.t. de verzuimvergoeding

Het is onvoldoende om de verzuimvergoeding kenbaar te maken in je wachtzaal. Deze mededeling maakt immers geen deel uit van de overeenkomst.

Deze overeenkomst dient wederkerig te zijn. Dit wil zeggen dat je ook als hulpverlener een vergoeding dient te voorzien als jij door omstandigheden laattijdig een afspraak annuleert of niet nakomt. Net zoals bij cliënten is deze regel niet van toepassing als jij een afspraak mist omwille van overmacht.

De overeenkomst met de cliënt kan zowel schriftelijk als mondeling. Schriftelijke overeenkomsten zijn in onze sector niet gebruikelijk, maar het zorgt wel voor een duidelijker bewijs dat jouw cliënt met de regels akkoord ging. Bij een mondelinge akkoord – dat in principe voldoende is – kan er discussie ontstaan over het al of niet weet hebben van de verzuimvergoeding.

Rekening houdend met dit alles geven we je 6 tips om op correcte wijze een no show fee toe te passen.

6 tips bij het gebruik van no show fee

Zorg er voor dat je schriftelijk communiceert met je cliënt over de no show fee of verzuimvergoeding en hou rekening met volgende tips:

Tip 1:

Als er online een afspraak wordt gemaakt, kan je een akkoordverklaring laten aanvinken bij het boeken van een afspraak. De cliënt verklaart zich met andere woorden akkoord met een verzuimvergoeding als hij niet komt opdagen als hij dit vakje aanvinkt. Wordt het niet aangevinkt, dan wordt dit aanzien als niet akkoord en kan de afspraak niet geboekt worden.

Tip 2:

Als je niet kan aanvinken, kan je deze overeenkomst m.b.t. de verzuimvergoeding verwerken in je bevestigingsmail van bijvoorbeeld je online agenda.

Tip 3:

Vermeld duidelijk het bedrag dat zal aangerekend worden / gegeven worden als no show fee. Zo vermijd je discussies achteraf & is de overeenkomst ook wettelijk in orde. De vergoeding voor de cliënt en deze voor de hulpverlener dienen trouwens niet identiek te zijn.

Tip 4:

Communiceer duidelijk hoe lang op voorhand een cliënt dient te verwittigen als hij niet op de afspraak aanwezig kan zijn (bijvoorbeeld 24u of 48u).

Tip 5:

Communiceer duidelijk over de wijze waarop annuleren mogelijk is: telefonisch, via mail, …

Tip 6:

Maak de informatie over de no show fee zichtbaar op jouw website, in jouw brochures, op je visitekaartje, in je wachtzaal, …

Wil je meer info?

Wil je up to date geïnformeerd en ondersteund worden als zelfstandig hulpverlener, sluit je dan aan bij Konnektit waar experten klaar staan om jou te ondersteunen. Klik hier voor meer info