Help, mijn factuur wordt niet betaald

01 juni 2024

“Ik heb het al verschillende keren meegemaakt dat ze mij niet betaalden. Ik heb het altijd gewoon laten passeren, maar nu ben ik het beu. Heb je tips hoe ik dit kan aanpakken?”. Dit bericht schreef Nathalie M. mij eerder deze week. In deze blog deel ik 5 tips om wanbetalers te vermijden.

Hoe kan je wanbetalers vermijden?

Tip 1: voorkomen is beter dan genezen

Eerst en vooral zegt het spreekwoord: voorkomen is beter dan genezen. Deze tips kunnen hierbij helpen

laat elke sessie onmiddellijk betalen
zorg voor verschillende betalingsmogelijkheden: cash, bancontact, payconiq, overschrijven via QR code, ...

Tip 2: Zorg voor goed opgestelde algemene voorwaarden

Als je met factuur werkt, zorg dan voor goed opgestelde algemene voorwaarden. Algemene voorwaarden zijn de zogenoemde ‘kleine lettertjes’ die op al je facturen vermeld staan. Het zijn jouw spelregels voor elke commerciële transactie.

Enkele suggesties m.b.t. de algemene voorwaarden:

Vermeld duidelijk wat de vervaldag van de factuur is. Je bent vrij om deze termijn te bepalen: 7 dagen – 14 dagen – 21 dagen – 30 dagen. Je kan ook kiezen voor een langere betalingstermijn (bijvoorbeeld 60 dagen) waarbij je korting voorziet voor snelle betalers.
Zorg ervoor dat je een schadebeding voorziet. Dit is de financiële sanctie die je oplegt aan een cliënt die niet betaalt. Dit bedrag moet duidelijk opgenomen zijn in je algemene voorwaarden. Je bent vrij om dit percentage te kiezen. Maar ga niet hoger dan 10% want anders riskeer je dat de rechter je schadebeding ongeldig verklaart.
Een betaling afdwingen begint altijd met een ingebrekestelling. Dit is een officiële brief waarin je de niet-betaler informeert dat de betalingstermijn verlopen is. Vanaf dat moment beginnen de wettelijke nalatigheidsinteresten te lopen. Het is gebruikelijk om 8% toe te passen in transacties tussen ondernemingen (B2B) en 2% in transacties met particulieren (B2C).
Vermeld de bevoegde rechtbank bij betwisting. Bij B2C is het de woonplaats van de cliënt die de bevoegde rechtbank bepaalt, in B2B kan je als bedrijf zelf kiezen.

Wist je trouwens dat de voorwaarden op het moment van de contractsluiting steeds gelezen en goedgekeurd dienen te zijn door de cliënt? Als dat niet gebeurd is, zal die cliënt bij aanvechting van een factuur steeds zijn of haar gelijk halen.

Tip 3: zorg voor correcte gegevens in de KBO

We schreven het reeds in onze blog over de Kruispuntbank van Ondernemingen. Het is belangrijk om de juiste NACEBEL-codes te vermelden. Deze cijfercodes benoemen alle mogelijke activiteiten en zijn belangrijk, want je kan er later betalingsproblemen mee vermijden. In onze infotheek vind je een overzicht van de verschillende NACEBEL-codes die voor zelfstandige hulpverleners van toepassing zijn.

Een voorbeeld: je organiseert een 8 weken training mindfulness, maar 1 van de deelnemers betaalt zijn factuur niet. Als bij een betwisting blijkt dat je “onderwijs” niet hebt geregistreerd als activiteit, kan de vordering onontvankelijk worden verklaard. Je NACEBEL-codes kies je dus best zo zorgvuldig mogelijk: zorg dat alle activiteiten van je praktijk gecoverd zijn.

Tip 4: Volg je facturen op

Omdat het als ondernemer belangrijk is om je facturen op te volgen. Dit kan aan de hand van dit stappenplan:

Stap 1: factuur versturen met betalingstermijn 14 dagen
Stap 2: Als de factuur niet binnen de vooropgestelde betalingstermijn werd betaald, stuur je een vriendelijke betalingsherinnering op dag 20.
Stap 3: Indien de factuur onbetaald blijft stuur je op dag 32 een ingebrekestelling via post. Het is niet verplicht om dit aangetekend te doen.
Stap 4: Indien op dag 50 de cliënt nog steeds niet betaald heeft, kan je 1 van onze Konnektit partner inschakelen om de factuur te vorderen.

Tip 5: extraatjes voor Konnektit members

Ben je op zoek naar en voorbeeld van herinneringsbrieven of een ingebrekestelling, surf dan naar onze infotheek waar je ze kan downloaden.